第一章 总 则。
第一条 为进一步规范企业人事档案管理，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏，便于相关人事档案材料的借阅和使用，依据公司《档案管理规定》和《人力资源管理规定》等规章制度，特制定本办法。
第二条 本办法适用于公司总部及所属分支机构（分公司及控股子公司）。
第三条 人事档案是人力资源档案的一部分，由人力资源管理部门具体负责。
第四条 公司不具备人事档案管理权限的，公司每年应定期向员工保存人事档案管理单位移交人事档案。
第五条 相应移交的内容，公司应对移交人事档案内容进行备份处理。
第二章 人事档案分类。
第六条 人职档案。
（一）个人简历、员工登记表、人职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人人职基本信息。
（二）劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。
第七条 培训档案。
（一）新员工入职培训试卷、培训心得。
（二）参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。
（三）培训服务协议。
第八条 职位档案。
（一）职位说明书、职务说明书、职务任命书。
（二）职务变动申请、职位职务变更记录。
第九条 薪酬考核档案。
（一）试用期考核表、员工试用期总结表。
（二）季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。
（三）工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。
第十条 其他档案。
（一）个人党、团相关资料。
（二）各类奖励、处罚记录。
（三）离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等其他补充协议。
第三章 人事档案归档。
第十一条 归档程序。
（一）对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合时档的要求。
（二）按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位管。
（三）在目录上补登材料名称及有关内容。
（四）将新材料放入档案。
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第十二条 人事档案的核查核对。
（一）检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。
（二）检查核对般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查查核对:
(1)突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。
(2)对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
(3)发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现虫蛀等。
第十三条 人事档案的转递。
（一）档案的转递般是由 作调动等原因引起的，转递程序如下:
（二）取出应转走的档案。
（三）在档案底账上注销。
（四）填写《转递人事档案材料的通知单》。
（五）按发文要求包装、密封。
（六）在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。
（七）收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
第四章 人事档案的利用。
第十四条 人事档案利用。
（一）查阅。设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。
（二）借出使用。相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，借出时间不能超过一周，需要在(借阅登记表)上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。
（三）出具证明材料。般由于使用人因入党、入团、提升、招工，出国等要求需要档案管理部门出其证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后力能生效。
第十五条 人事档案利用手续。
利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。
（一）查阅手续。
（1）由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查同的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。
（2）查阅人部门负责人审批。
（3）由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
（4）单位总经理审批。
（二）外借手续。
（一）借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似。
（二）借档人员(部门)盖章，负责人签字。
（三）人事档案部门对其进行审核、批准然后，进行借档登记。把借档的时间、材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字;
（四）总经理审批。
（五）归还时，及时在外借登记上注销。
第十六条 出具证明材料的手续。
单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续:
（一）由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由。
（二）人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。
（三）证明材料由人事档案部门有关领导审阅。
（四）单位总经理或总经理授权分管副总审批。
（五）档案管理人员加盖公章，然后登记、发出。
第五章 人事档案保密规定及保存期限。
第十七条 人事档案保密。
公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。
第十八条 人事档案保存期限。
公司内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。
第六章 附 则。
第十九条 本办法最终解释权归公司人力资源部。
第二十条 本办法自领布之日起实施，凡与本办法不致的，以本办法为准。
第一条 为进一步规范企业人事档案管理，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏，便于相关人事档案材料的借阅和使用，依据公司《档案管理规定》和《人力资源管理规定》等规章制度，特制定本办法。
第二条 本办法适用于公司总部及所属分支机构（分公司及控股子公司）。
第三条 人事档案是人力资源档案的一部分，由人力资源管理部门具体负责。
第四条 公司不具备人事档案管理权限的，公司每年应定期向员工保存人事档案管理单位移交人事档案。
第五条 相应移交的内容，公司应对移交人事档案内容进行备份处理。
第二章 人事档案分类。
第六条 人职档案。
（一）个人简历、员工登记表、人职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人人职基本信息。
（二）劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。
第七条 培训档案。
（一）新员工入职培训试卷、培训心得。
（二）参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。
（三）培训服务协议。
第八条 职位档案。
（一）职位说明书、职务说明书、职务任命书。
（二）职务变动申请、职位职务变更记录。
第九条 薪酬考核档案。
（一）试用期考核表、员工试用期总结表。
（二）季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。
（三）工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。
第十条 其他档案。
（一）个人党、团相关资料。
（二）各类奖励、处罚记录。
（三）离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等其他补充协议。
第三章 人事档案归档。
第十一条 归档程序。
（一）对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合时档的要求。
（二）按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位管。
（三）在目录上补登材料名称及有关内容。
（四）将新材料放入档案。
第十二条 人事档案的核查核对。
（一）检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。
（二）检查核对般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查查核对:
(1)突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。
(2)对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
(3)发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现虫蛀等。
第十三条 人事档案的转递。
（一）档案的转递般是由 作调动等原因引起的，转递程序如下:
（二）取出应转走的档案。
（三）在档案底账上注销。
（四）填写《转递人事档案材料的通知单》。
（五）按发文要求包装、密封。
（六）在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。
（七）收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
第四章 人事档案的利用。
第十四条 人事档案利用。
（一）查阅。设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。
（二）借出使用。相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，借出时间不能超过一周，需要在(借阅登记表)上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。
（三）出具证明材料。般由于使用人因入党、入团、提升、招工，出国等要求需要档案管理部门出其证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后力能生效。
第十五条 人事档案利用手续。
利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。
（一）查阅手续。
（1）由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查同的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。
（2）查阅人部门负责人审批。
（3）由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
（4）单位总经理审批。
（二）外借手续。
（一）借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似。
（二）借档人员(部门)盖章，负责人签字。
（三）人事档案部门对其进行审核、批准然后，进行借档登记。把借档的时间、材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字;
（四）总经理审批。
（五）归还时，及时在外借登记上注销。
第十六条 出具证明材料的手续。
单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续:
（一）由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由。
（二）人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。
（三）证明材料由人事档案部门有关领导审阅。
（四）单位总经理或总经理授权分管副总审批。
（五）档案管理人员加盖公章，然后登记、发出。
第五章 人事档案保密规定及保存期限。
第十七条 人事档案保密。
公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。
第十八条 人事档案保存期限。
公司内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。
第六章 附 则。
第十九条 本办法最终解释权归公司人力资源部。
第二十条 本办法自领布之日起实施，凡与本办法不致的，以本办法为准。