第一章 总 则。
第一条 为进一步规范企业人事档案管理,维护人事档案材料完整,防止档案丢失、损坏,便于相关人事档案材料的借阅和使用,依据公司《档案管理规定》和《人力资源管理规定》等规章制度,特制定本办法。
第二条 本办法适用于公司总部及所属分支机构(分公司及控股子公司)。
第三条 人事档案是人力资源档案的一部分,由人力资源管理部门具体负责。
第四条 公司不具备人事档案管理权限的,公司每年应定期向员工保存人事档案管理单位移交人事档案。
第五条 相应移交的内容,公司应对移交人事档案内容进行备份处理。
第二章 人事档案分类。
第六条 人职档案。
(一)个人简历、员工登记表、人职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人人职基本信息。
(二)劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。
第七条 培训档案。
(一)新员工入职培训试卷、培训心得。
(二)参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。
(三)培训服务协议。
第八条 职位档案。
(一)职位说明书、职务说明书、职务任命书。
(二)职务变动申请、职位职务变更记录。
第九条 薪酬考核档案。
(一)试用期考核表、员工试用期总结表。
(二)季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。
(三)工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。
第十条 其他档案。
(一)个人党、团相关资料。
(二)各类奖励、处罚记录。
(三)离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等其他补充协议。
第三章 人事档案归档。
第十一条 归档程序。
(一)对各类人事档案进行鉴别,看其是否符合时档的要求。
(二)按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位管。
(三)在目录上补登材料名称及有关内容。
(四)将新材料放入档案。
第十二条 人事档案的核查核对。
(一)检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看档案室环境是否良好,有无其他存放错误等。
(二)检查核对般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查查核对:
(1)突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后。
(2)对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。
(3)发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现虫蛀等。
第十三条 人事档案的转递。
(一)档案的转递般是由 作调动等原因引起的,转递程序如下:
(二)取出应转走的档案。
(三)在档案底账上注销。
(四)填写《转递人事档案材料的通知单》。
(五)按发文要求包装、密封。
(六)在转递中应遵循保密原则,一般通过内部人员转递,不能交本人自带。
(七)收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。
第四章 人事档案的利用。
第十四条 人事档案利用。
(一)查阅。设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看,无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。
(二)借出使用。相关人员为完成某项人事工作任务,必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续,借出时间不能超过一周,需要在(借阅登记表)上进行登记,逾期未归还者,续办延长借阅手续,并到期归还。
(三)出具证明材料。般由于使用人因入党、入团、提升、招工,出国等要求需要档案管理部门出其证明材料的,由管理部门向证明人核实情况,可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查,经主管部门审批,加盖公章后力能生效。
第十五条 人事档案利用手续。
利用人事档案时,必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。
(一)查阅手续。
(1)由申请查阅者写出查档申请,在申请中写明查同的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。
(2)查阅人部门负责人审批。
(3)由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核,若理由充分,手续齐全,则给予批准。
(4)单位总经理审批。
(二)外借手续。
(一)借档人员写出借档申请,内容与查档报告相似。
(二)借档人员(部门)盖章,负责人签字。
(三)人事档案部门对其进行审核、批准然后,进行借档登记。把借档的时间、材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字;
(四)总经理审批。
(五)归还时,及时在外借登记上注销。
第十六条 出具证明材料的手续。
单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时,需履行以下手续:
(一)由有关人员(部门)提出申请,说明要求出具证明材料的理由。
(二)人事档案部门按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明材料。
(三)证明材料由人事档案部门有关领导审阅。
(四)单位总经理或总经理授权分管副总审批。
(五)档案管理人员加盖公章,然后登记、发出。
第五章 人事档案保密规定及保存期限。
第十七条 人事档案保密。
公司设专人负责各类人事档案的保管工作,保管人员不得对各类存档档案进行删涂改、变更或销毁,并且严格保密,不得扩散。
第十八条 人事档案保存期限。
公司内部各类人事档案原则上永久保存,对于已辞职、辞退人员的个人档案,自员工离职之日起3年后方可销毁。
第六章 附 则。
第十九条 本办法最终解释权归公司人力资源部。
第二十条 本办法自领布之日起实施,凡与本办法不致的,以本办法为准。
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人事档案管理暂行办法[朗读]
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