一、会计文书的特性及作用。
（一）会计文书的特性。
会计工作是一项复杂烦琐、细致严密的工作。在会计核算中，会计凭证、会计账簿、财务报告等核算材料有机地构成一个不可分割的统一的会计核算体系,对各项经济活动财务收支连续地进行记录和反映。
(1)广泛性。凡有经济、财务活动的地方，都有会计文书,会计文书参与广泛的社会经济活动。我国独立核算的单位有几千万个，每天都会频繁地发生会计事项，形成大量的会计文书。
(2)数据性。会计文书的会计凭证、会计账簿和财务报告都是通过数据(字)的形式来记录和反映各个单位的经济活动和财务收支状况。它是会计文书的又一显著特点。
(3)严密性。会计文书的形成是按照特有的、专门的程序进行的，先有会计凭证,然后再依据会计凭证登记会计账簿,最后根据账簿编制财务报告，环环相扣，相互制约，账簿从凭证中来，报表从账簿中来，联系十分紧密。
(4)表格性。会计文书无论是会计凭证、会计账簿,还是财务报告,都离不开表格，表格是构成会计文书的基本形式。
(5)稳定性。会计系统，包括工业、农业、商业、银行、行政事业会计等，门类很多,遍布生产流通和非生产流通各个领域，是必不可少的部门，从而构成了会计文书社会地位的稳定性。
(6)专业性。会计文书以数字为主要内容,是在各行各业的会计核算中形成的，这种与一般文书不同的特殊内容、专门手段,使会计文书具有较强的专业性。
（二）会计文书的作用。
会计文书在单位正常的工作、生产和科研等方面，具有不可低估的利用价值。主要体现在以下几方面。
(1)会计文书可以为制订经济计划，进行可行性研究、科学的经济决策提供各种有用信息，为研究指导国家经济建设提供可靠数据和可比性资料。
(2)会计文书对保护国家财产，监督国家财务制度和财经纪律的执行情况，打击经济领域犯罪活动和反对不正之风,有着重要的作用。
(3)会计文书是管理经济活动的历史真实记录，是研究社会经济文化、经济发展规律的可靠史料。
(4)会计文书是机关工作、企业管理的必要手段和工具，也是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。
二、会计文书的归档范围。
会计文书的归档范围为会计部门或会计人员在会计核算中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告(报表)和其他会计核算专业材料。
（一）会计凭证。
会计凭证分原始凭证和记账凭证两种。
(1)原始凭证是经济业务发生时所填写的书面证明,是会计核算的原始依据;原始凭证分自制凭证和外来凭证两种。
自制凭证是由本单位填写的(如验收单、领料单、借款单)，外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。如由供货单位开出的发票和结算凭证，由收款单位开出的现金收据等。
(2)记账凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的,分为收款凭证付款凭证和转账凭证三种。此外还有汇总凭证。
综上所述，会计凭证归档范围包括:原始凭证、记账凭证、汇总凭证以及其他会计凭证。
（二）会计账簿。
会计账簿是全面、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计凭证只能反映某项 经济业务,而账簿能全面、系统地反映经济状况,形成一种经济信息体系。账簿主要有下面几种。
(1)序时账簿。序时账簿又称日记账、出纳账、银行账。
(2)分类账簿。分类账簿分总账和明细账两种。
①总账(总分类账)。总账即按总分类账户分类登记的账簿。
②明细账(明细分类账)。明细账即按明细账户分类登记的账簿。
(3)辅助账(备查账簿),还有固定资产明细账(卡片)各种登记簿等都要归档。
（三）财务报告(报表)。
财务报告是用统一的货币计量单位，综合地反映机关团体、企事业单位在一定时期内的经济活动、财务收支计划情况的报告文件。账务报告是根据账簿的记载，加以归纳、整理和汇总编制出来的。财务报告主要有以下几种分类方法。
(1)按内容分,可分为资金平衡表、产品成本计算表、年终奖金结算表等。
(2)按时间分,可分为旬报、月报、季报、年报等。
(3)按单位分，可分为基层报表、汇总表等。需说明的是，在编制会计报表时，所做的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分，要与报表一起归档。
（四）其他会计核算材料。
其他应当保存的会计核算材料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计文书移交清册、会计文书保管清册、会计文书销毁清册。
三、会计文书的归档时间及归档要求。
（一）归档时间。
按照《会计档案管理办法》第六条规定要求，立档单位当年形成的会计文书,在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统-保管。这里需要注意的是，会计文书的归档和立卷的时间不同。会计文书按“日清月结年决算”的会计程序立卷,即会计凭证月终记账完了就可以立卷。
（二）归档要求。
(1)归档的会计核算材料真实、准确。
(2)会计文书移交时，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
(3)归档移交会计核算材料时，会计机构和档案机构要逐卷认真清点，严格交接手续,双方签字。
四、会计文书的整理。
会计文书的整理,是指按照一定的方法和程序，将零散的和需要进--步条理化的会计资料，通过分类、组合、立卷、排列和编目,组成有序体系的过程。其整理遵循会计文书形成的自然规律及其本身固有的特点,保持相互间的有机联系，进行科学的分类，以便有利于管理和开发利用。
（一）会计文书保管期限的划分。
会计文书保管期限是指会计文书的最低保管期限，从会计年度终了后的第一天(1月1日)算起。会计文书的来源广，数量大，如果没有科学的保管期限界定,必然会给会计文书的管理工作带来很大的困难，也会造成巨大的经济负担。
1、保管期限的划分应遵循的原则:
①内容的重要程度;
②查考价值的大小;
③史料价值的大小。
2、按相关规定,会计文书保管期限可分为永久和定期两种。
(1)永久保管的会计文书。凡是对工作总结和查考，以及研究经济活动具有长远利用价值的会计文书,应当永久保管。主要包括会计凭证、会计账簿、年终财务报告、会计文书保管清册、销毁清册、会计文书目录等。
(2)定期保管的会计文书。定期保管的会计文书指在一定时期内有利用价值的会计文书。分为长期25年、短期3年、短期5年短期10年、短期15年五种。长期保管的会计文书包括现金出纳账、银行存款账、税收日记账、移交登记、清册等。短期保管的会计文书包括会计凭证、月季报表等。
会计工作涉及各个领域，机关、企事业单位各有各自的特点，形成的会计文书内容和成分也不相同，在界定会计文书保管期限时，要结合本系统的有关规定和实际情况进行。
（二）会计文书的分类。
会计文书的分类要从各单位的具体情况出发,不能“一刀切”。在实际工作中，目前会计文书的分类方法有以下两种。
(1)会计年度—类别—保管期限。这种方法是把全部会计文书首先按会计年度区分开，在一个会计年度内,再按凭证、账簿、财务报告、其他核算材料分为四类，每类归档文书根据保管期限的长短依次排列(期限长的在前，期限短的在后)。
(2)类别—会计年度——保管期限。把全部会计文书按四类分开,每类之下的文书再按会计年度排列，每一年度内的文书根据保管期限的长短依次排列。四个类别的文书分别编制四个流水案卷号，每年度可顺延,形成四本案卷目录。
（三）会计文书的立卷。
(1)会计凭证。
凭证一本为卷。会计人员根据凭证登记账簿后,应将各种记账凭证按时间和原始凭证号顺序排列组卷,每本为一卷。凭证卷装订前要对其进行检查。检查内容包括:装订是否结实,是否签字盖章(单位财务章和会计机构负责人签字或盖章),凭证内是否有金属物。
整理会计凭证时应注意以下问题。
由于会计凭证在若干年内具有查考作用，所以会计人员在凭证装订成册后，往往在装订线上贴上封签,并在封签处盖章，以示负责,并说明这种卷册不许其他任何人拆开，以防抽换、舞弊。
凡属本单位房地产、经济合同、人员工资、涉及外事、数额较大的开支和固定资产的凭证应单独装订,可与本年度的凭证起编号，在目录注明永久或长期保管期限。
(2)会计账簿。
会计账簿按年度立卷,在会计年度终结时进行。账簿一般都有固定格式和明确分类,立卷时要严格按照账簿的种类进行,一本账簿为一卷。每本账簿在原封面标识“小标签”、“卷内目录”,并按标签上内容填写。
如果账簿原封面太大,不能装人会计文书硬盒,应将封面拆掉，另换上质量较好、符合规格的软封面，再贴上“小标签”或“卷内目录”，并填写上各项内容。
对多个账户的账簿，其题名可以只选其中一些主要的填写。
(3)财务报告。
财务报告立卷时，一般是将本机关报表和下属单位的报表分开立卷;年报、季报和月报分开立卷;年度决算报表必须单独立卷。年初建账资料、年末结账资料按会计报表整理要求单独装订存档。预算报表应按预算年度装订存档。对报表进行分析和说明的文字，如财务情况说明、财务报告等,是会计报表的重要组成部分,要与报表一同组卷归档，并置于被说明的报表前。工资表按时间顺序整理，各单位可视本单位工资单的数量多少，一年一卷或数卷。
(4)其他核算材料。
银行余额调节表和银行对账单可分别组卷，卷内按时间顺序排列。
（四）会计文书的编目。
(1)编页码。
①页号编写位置:单面书写的文件材料在其右上角编写页号;双面书写的文件材料,正面在其右上角编写页号,背面在其左上角编写页号。
②会计凭证文书不编页码。
③会计账簿页码的编写有两种情况:订本式账簿,应保持原来面目。订本式的账包括现金日记账、银行存款日记账、总账。不用拆去空页，按已有填写内容的页面编顺序号,或在使用前已编上连续页号,可直接利用原有页号。
④财务报告与其他核算材料。在文件的右上角或左上角编页号，每卷单独编号，页号从“1”开始。
(2)编制卷内文件目录。
①会计凭证、会计账簿不用编制卷内文件目录。此。
②财务报告与其他核算材料按文书立卷的方法填写卷内目录,写明每种财务报告的名称、页号。
(3)编制案卷号。
案卷号指的是案卷在整理过程中排列的序号，可按档案的年度总流水号。例如,2019年有案卷31卷，案卷号就从1号逐个编到31号。
编制案卷号时可视本单位每年会计文书数量的多少,同一类别下每年编一个流水号或若干年编一个流水号,但案卷号不能超过四位数。
①会计凭证编号。
每本凭证内所附原始凭证可以不编号，但应粘贴均匀、平整，不平的可用厚纸板垫齐。
②会计账簿编号。同一年里账簿类内不再分属类，也不再分开各种保管期限，所有各种账簿案卷统一由若干年编案卷顺序号。即历年编一个序号，这个顺序号最大不超过四位数。
③会计账簿封面的填写。会计账簿封面的内容和填写要求:封面设置单位名称、题名、保管期限、年度、案卷号。单位名称填写全称或规范简称;题名按组卷不同，分别填写现金出纳账、银行存款账、总账、明细账、日记账;保管期限填写15年或25年;年度和案卷号均填写阿拉伯数字。
④财务报告与其他核算材料封面的填写。封面设置单位名称、题名、保管期限、年度、案卷号、件数、页数等项目。单位名称填写全称或规范简称;题名填写财务决算或会计月、季报表;保管期限填写永久,10年或5年;年度、案卷号、件数、页数均用阿拉伯数字填写。
⑤卷内备考中表卷内备考表使用文书档案的卷内目录。
五、整理装订归档。
(1)会计凭证。
会计凭证必须使用国家统一标准的“ 会计档案凭证软封面"来装订,封面要按项目填写。会计凭证用凭证盒装,每盒装-卷。凭证盒背脊设置有全宗号、目录号、案卷号、年度、月份、凭证号等项目，均采用阿拉伯数字填写。
全宗号。是指档案馆为各个全宗设置的编号。各进馆单位要填,不向档案馆移交档案的单位可不填。
目录号。是指该案卷所在案卷目录的编号。
案卷号。是指该案卷的排列顺序号。
年度。是指该案卷所在的年度。
期限。是指该案卷确定的保管期限。
特殊说明的内容如下:
①数量过多的原始凭证,可以单独装订保管,在封面上注明记账凭证日期、编号，同时记账凭证.上注明“附件另订”和原始凭证名称、编号。
②对一些保管价值明显不同的凭证，如记载本单位重大生产经营活动、外事、对私改造的凭证或工资名册等，应抽出单独装订,但要在原记账凭证上注明抽出凭证的名称数量、去向,并由立卷人签名盖章。
③抽出的原始凭证组卷可按年度一形成日期排列装订,编号可以同本年其他凭证一起编序号,但必须在目录上注明保管期限，同时要在相互的案卷上注明档号，以便备查。
④独立抽出的单据，按记账凭证的大小折叠整齐，按时间顺序编写页号,加上封面装订成册。
(2)会计账簿、财务报告和其他类。
会计账簿、财务报告和其他类用会计文书盒装,每盒装-卷。档案盒正面第一栏空白处填写单位名称。正面、背脊均设置全宗号、目录号、类别、年度、案卷号、保管期限。会计文书盒封面如图6-15所示，会计文书盒背脊如图6-16所示。
①全宗号、目录号采用阿拉伯数字填写。
②“类别"栏分别填写“账簿”“财务报告”"“其他类”。
③年度、案卷号、保管期限与各自封面填写相同。
六、编制案卷目录和目录号。
(1)案卷目录。
会计文书案卷目录是按保管单位进行登记编制的，著录案卷内容和成分并按一定次序编排的用于检索的案卷名册。它与相应的卷内文件目录一起装订成检索目录。
案卷目录包含如下项目或部分:年度、案卷号、类别、案卷标题、起止时间、凭证起止号、保管期限、卷内张数、附件张数、经办人、备注等。
●案卷号。每个案卷在该目录内的流水号。一本目录内不能有重复的案卷号。
●类别。会计文书的类型。
案卷标题。指案卷封面上的标题,同文书档案案卷题名的拟写，会计凭证应写明年月,会计账簿应写明年份，财务报告应写明月或年份。
●起止时间。指该案卷内材料形成的最早日期和最晚日期。用阿拉伯数字填写。凭证起止号。记账时每张凭证按科目赋予一定的编号,填写本卷凭证的起止号。
●卷内张数。指该卷案卷的总张数。
●附件张数。指会计凭证中的附件数(原始发票等)，在凭证封面上有，如无，就不填。其他类别会计文书这一栏不填。中物(准普宣单)。
备注。需要说明的未尽事宜。
(2)目录号。
目录号是档案案卷目录按一-定顺序 编制的代号，通常为大类代号+顺序号。按报表.账簿.凭证及其他类四类产生的目录装订成检索目录，每册目录编一个目录号。