公司人事文书的归档整理。
人事文书是指人事工作中形成的记述和反映个人经历学历、社会关系、思想品德、业务能力工作状况以及奖惩情况等方面情况的文件材料，它是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映，是一个单位和组织了解、评价、选拔干部，开展人事管理工作的重要依据。
一、人事文书特点。
(一)客观真实性。人事文书必须做到客观真实，且且形成就不能任意涂改。只有确保它的客观真实性，才能为人事(劳动)部门正确使用人才，合理解决工资等工作提供客观依据。
(二)动态性。人事文书归档后，其内容不是一成不变的。随着当事人人生道路的延伸不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，必须注意做好新形成的人事文书的收集、整理与归档工作，力求缩短与个人实际情况的“时间差”。
(三)机密性。人事文书的内容涉及个人功过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐秘等。因此，人事文书大多具有机密性，任何人不得泄露和私自保存人事文书材料,不能向社会无条件地提供服务。
二、人事文书材料的归档。
（一）人事文书材料的收集方法。
(1)人事文书要及时归档。形成人事文书的部门，在材料正式形成后，应及时把归档的材料送交人事文书管理部门归档。
(2)人事文书管理部门要经常了解和掌握形成人事文书材料源的信息，建立沟通渠道,建立联系制度,不失时机地向形成材料的部门收集归档的材料。
(3)人事文书管理部门发现送交的归档材料不符合归档要求时，要及时通知形成人事文书材料的部门,补送材料或补办手续。
（二）人事文书材料的归档范围。
(1)调配(转业安置)、任免、考察、考核等工作中形成的各类人员登记表(如干部履历表、履历书和教师、职工、医务人员、军人登记表等);职务任免呈报表(包括上报的考察材料等)。
(2)录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表、聘用干部合同书、政审(考核)材料、续聘审批表、解聘和辞退材料。
(3)办理工资、待遇工作中形成的登记表、审批表和解决待遇问题的批复材料。如转正定级审批表、工资调整审批表、提职晋升和奖励工资审批表;离退休人员审批表。
(4)党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会及民主党派代表会等会议形成的代表登记表和委员的简历、政绩材料。
(5)鉴定、考核、考察材料:干部考察材料、组织审定考察材料)鉴定、个人鉴定、人员调动鉴定、年度考核登记表。
(6)审计材料:个人审计报告或审计意见材料;离任审计考核材料。
(7)国民教育、成人教育(大、中专)、党校及各种短期业务培训学习中形成的学生(学员)登记表;考生登记表;学习(结业)成绩表:毕业生登记表、鉴定表:学员思想小结(结业);授予学位的材料;学历证明书:博士后研究人员工作期满登记表。
(8)评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术资格考试成绩合格登记表、专业技术职务任职资格评审表、专业技术职务考核材料、聘任专业职务的审批表、套改和晋升专业职务(职称)审批表。
(9)更改姓名民族出生日期、国籍入团、入党和参加革命工作等过程中形成的个人申请组织审查意见、上级批复以及所依据的证明材料。
(10)党团组织建设中形成的材料:已批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书(1-2份系统的)和转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料，党员登记表，个人总结，不予登记的决定，组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员中形成的组织意见，优秀党员事迹及组织审批材料，认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料,退党材料，取消预备党员资格的组织意见;共青团入团志愿书、申请书、团员登记表，优秀团员事迹材料，退团材料;加入民主党派的有关材料。
(11)各种奖励材料:劳动模范;先进工作者;有突出贡献者:优秀专家;国家科技进步奖;优秀党、团员审批(呈报)表;先进事迹材料。
(12)干部或工人审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人对结论的意见、检查交代或说明的材料，以及作为依据的调查证明材料;甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
(13)纪律检查、监察和行政管理等工作中形成的处分决定(免予处分的意见)、记过材料查证核实报告、上级批复、本人对处分决定的意见和检查、交代材料、通报批评材料;法院审判工作形成的判决书;复查甄别报告、决定、上级批复材料。
(14)干部或工人的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等目录。
(15)新录用(调进)人员的体检表和毕业生分配的体检表;有严重慢性病、身体残疾的体检表;工伤致残诊断和确定致残等级的有关材料。
(16)办理出国(境)人员审批工作中形成的审批表、登记表及在国外(境外)表现情况或鉴定材料。
(17)办理丧事活动中形成的悼词;报纸报道的消息、报告;非正常死亡的调查报告、死亡通知单及有关情况;遗书等。
(18)其他可供组织参考的有保存价值的材料。
（三）人事文书材料的归档要求。
(1)所收集的归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应文字表述清楚、对象明确具体，有承办单位或个人署名，有形成材料日期。任免呈报应注明批准机关、时间和文号。出国(境)审批表要注明往、返时间，出国目的。
(2)收集的材料要真实可靠，必须是组织上形成的或者是经组织许可、个人撰写的材料。未经组织同意,个人提供的任何材料,不得收集归档。凡规定应由组织审查盖章的，必须有组织盖章。组织鉴定、审查结论(复查结论)、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等,领经本人书面签字确认(本人未签字或者拒绝签字的由组织注明)。对内容不实字迹不清、涂抹勾画，真实性、可靠性差的材料不予归档。
(3)按照人事文书工作规定的数量收集材料。鉴别时,发现档案中缺少有关材料，要及时收集补充收集的材料要精练。只建正本的一般只收集一份材料，如需建副本的可以收集两份材料。
(4)收集的人事文书材料要符合要求。发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求时，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。
(5)接收的人事文书材料应逐份检查核对，检查无误后归档。
(6)所收集的人事文书材料的载体应使用标准办公用纸(原为16开，长26厘米，宽18.5厘米，现为a4纸。材料左边应留有2-2.5厘米(a型纸为2.8厘米)的装订边。文字须是电子打印胶印或成用碳素墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸书写。除电传材料学历学位证书、获奖证书等复印存档(人事部门与原件核对后盖章)外,不得用复印件代替原件存档。
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三、人事文书的整理。
人事文书的整理工作,是以个人为单位，将收集起来的人事文书材料，进行分类、排序、编目、技术加工、装订成卷,并在此基础上，不断对人事文书内容进行补充的工作。它既是人事文书工作的一项基础工作，又是实现人事文书科学管理的一项很具体、很重要的工作。
人事文书的整理必须认真执行《档案法》《保密法》《干部档案工作条例》《干部档案整理工作细则>等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。在整理人事文书材料时,严禁吸烟，确保其安全;不得私自涂改、抽取或伪造人事文书材料;不得擅自处理或销毁人事文书材料;加强对人事文书材料的管理,防止丢失;不能泄露干部人事档案内容;认真负责,耐心细致，防止折皱或损坏干部人事文书材料。
依据《干部档案整理工作细则》的规定，人事文书整理工作要做到:认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。认真鉴别即归档材料要逐份审阅，取舍合理;分类准确即归档材料要划分有据,归类无误;编排有序即排列材料要条理清楚,层次分明;目录清楚即书写目录要准确、简洁、明了、字迹清楚;装订整齐即文书材料装订要统一规范，表面平整、无脱页漏装。
通过整理达到完整、真实、条理、精练、实用的目的。完整即整个人事文书材料内容要完整，能全面、历史地反映德、能、勤、绩、廉。真实即人事文书材料要真实、准确,能反映本来面目,成为了解和使用人的可靠依据。条理即人事文书材料的分类要清楚、排序条理,做到科学合理。精练即人事文书材料内没有不应归档的材料，使整个档案精干、简练。实用即人事文书材料便于利用和保管。
人事文书的电子文本归档整理,按电子文书的归档整理规定办理。
（一）分类。
人事文书材料的分类是根据人事文书材料所反映的内容和形式特征，分门别类、系统组织与揭示人事文书材料的一种方法。它依据《干部档案工作条例》《企业职工档案管理工作规定》进行分类。归档整理后的人事文书材料可分为正本和副本两大类。人事文书材料正本是全面反映一个干部或工人的历史和现实情况的材料，是其全部原始材料的总和。人事文书材料副本是概括反映一个人历史和现实情况的材料，由人事文书材料正本主要材料的复制件(重复件)和正本归不进去的材料构成。人事文书材料副本一般不需要进行正规整理,简单分类装订即可。具体来说，人事文书材料分为十类，民营企业员工可以参照整理。
（1）履历材料。
履历材料为个人的简要经历，多为个人填写的表格。
归档材料主要有:干部履历表(书)、简历表、干部、职工、教师、医务人员、军人等各类人员登记表，反映经历的学生登记表，个人简历材料。后备干部登记表，更改姓名的材料。
(2)自传材料。
自传材料为个人填写的详细经历和家庭成员及其重要社会关系。
归档材料主要有:由本人撰写的叙述自己经历、思想变化过程、社会关系等情况的材料,包括自传、含有较多自传内容的入党申请书,以及其他自传性质和以自传为主的材料。
(3)鉴定、考核、考察材料。
归档材料主要有:主要表现、考察材料、鉴定、年度考核登记表、届末考核材料,离任审计综合材料、在外表现。
(4)学历、职称、培训材料。
学历、职称、培训材料代表人的能力的提高。
归档材料主要有:初中、高中、普通高校或中等专业学校报考登记表,学习(培训结业)成绩表,毕业生登记表(或鉴定表)，毕(结)业证复印件,学历证明，授予学位的决定、决议,学位证复印件,导师指导意见，论文答辩决议，进修和学历材料,博士后登记表等，选拔留学生审查登记表以及在国外学习材料，专业技术职务、任职资格申报表,聘任专业技术职务的审批表,套改和晋升专业技术职务(职称)审批表，个人的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文等目录，教师资格过渡登记表、公务员过渡培训表及其他各种培训登记表等，党校结业鉴定。
(5)政审材料。
政审材料一般成套出现，且有组织盖章，多由政治历史原因造成。
归档材料主要有:对政治历史关键问题的审查结论、调查报告、上级批复、本人对结论的意见、与结论有关的主要证明及本人的检查交代材料;因政治历史问题而受到处分的决定及有关主要证明、本人检查交代等材料;凡已经查证清楚的有关本人的政治历史问题的检举材料、查证材料;有组织意见的“政审表”“调查表”“人员情况登记表”等表格;有关确定、更改参加革命工作时间的组织意见、批复、调查证明材料及本人申请;党籍问题的有关审查材料;“文革”前的冤假错案、经复查后所做的复查结论或原处分的复查结论报告及与结论有关的主要证明,本人申诉材料及原结论、原处分决定材料;确定或更改干部的民族、出生日期、国籍的组织审查意见，上级批复以及依据的证明材料。
(6)党团材料。
归档材料主要有:中国共产党入党志愿书、入党申请书(凡有多份的可归入1-2份全面系统的)和转正申请书(一般只放1份)，可选择内容比较完整、离转正时间较近的1份;中国共产党党员登记表,中国共产党党员重新登记表，党员重新登记申请书，不予登记的决定,组织审批意见及所依据的材料;民主评议党员形成的组织意见或党员登记表,认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见，支部关于取消党员资格或清除出党的处理报告，上级党组织的决定和批复,本人检查材料;保留中国共产党党员党籍的批复及报告:中国共产主义青年团志愿书、申请书退团报告和上级团组织批复、团员登记表材料;民主党派有关材料。
(7)奖励。
归档材料主要有:先进个人先进工作者登记表,模范事迹材料,获奖证书复印件,享受特殊津贴的呈报表,奖学金材料等。
(8)处分材料。
处分材料一般成套出现，且有组织盖章，多是由个人问题造成的。
归档材料主要有:上级批复,处分决定(处理意见),查证报告，本人的意见和检查、交代材料，通报批评材料，法院审判过程中形成的判决书等。
(9)工资、任免等材料。
工资、任免等材料必须有组织盖章,有表格不存文件。分为以下四小类。
①工资材料。工资级别登记表，工资关系转移介绍信,转正定级审批表，各种工资变动审批表(呈报表)，奖励工资审批表，解决待遇的审批表等。
②任免材料。干部任免审批(呈报)表，调动呈报表，公务员报考登记表、录用审批表、资格审查表,聘用审批表和合同书,续聘、解聘、辞退材料,(离)退休审批表,招工登记表、审批表,应征青年人伍登记表、退伍、转业审批表,授予军(警)衔审批表等。
③出国(境)材料。出国(境)审批表、备案表等。
④党代会、人代会其他材料。党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会及民主党派代表会等会议形成的代表登记表、委员简历(提名呈报表)等。
(10)其他材料。
有保存价值的体检表(含基本情况)、残疾体检表,因公致残确定伤残等级的材料,工会会员登记表,学生报到证，考生志愿卡,干部或工人爱人情况表等归不进前九类的第一类履历材料。
以上十类材料每一类之前放置隔页纸。隔页纸规格原为18.5厘米×26厘米，现可用21厘米×29.7厘米（a4纸），且颜色多为彩色。隔页纸的偏上正中位置打印有该类的名称。
（二）排序。
(1)人事文书材料排序的基本形式。
①按时序:按形成时间为序排列材料的方法,形成时间早的材料排在前，形成时间晚的材料排在后，由远至近反映个人的情况。第一-类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料可按时序排列。
②按系统:按材料的重要程度为序进行排列的方法。适用于系列材料的排列。第五类、第六类、第八类可按这种方式进行排列。
③按材料功能性质相对集中、结合时间排序。第九类可用此法。分别按工资→任免→出国→代表登记表四类顺序排列，每每一类内再按材料形成时间由远到近排序。
(2)复杂材料的排序。
①第五类材料的排序方法。第五类材料的排序分为三个部分，一是结论部分，如上级批复、结论或决定(包括个人对结论决定的意见)、调查报告等;二是查证部分，如有关的证明材料等;三是本人检讨或交代材料等。系分清主次关系。如有多份证明材料,应根据每每部分材料之间要注意保持内容的有机联份材料所证明的主要问题相对集中排列。
针对第五类中村料分次性审查和多次审查的情况，具体可按以下方式排序。
●一次性审查材料排序方法:批复→结论→本人对结论的意见→调查报告→调查证明材料、旁证材料→本人检查交代。
●同一问题多次审查材料的排序方法:批复→结论→本人对结论的意见→调查报告→其他问题的结论材料→第二次审查(排列同e)→第一次审查(排列同上)。
●非同一问题多次审查材料的排序:第一次审查甲问题:批复→结论→本人对结论的意见→调查报告→调查证明及旁证材料(逐份登记)→本人检查交代→其他问题重复调查材料→第二次审查乙问题(材料排列同上)。
总之，在审查材料排序上应有所区别，既要层次分明，又要保持其内容的有机联系。这样才能使材料条理清楚,使用方便。
第五类中证明材料的排序方法如下:
●证明材料不多的可按时间先后顺序进行登记。
●较多的证明材料:应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列，可分为历史问题的证明、家庭成员和社会关系的证明、党籍问题的证明等若干部分。在每部分中再按材料形成时间的先后顺序排列。
社会关系方面的证明材料，为查阅方便,应按关系远近来排序，如父母、岳父母、兄、弟、姐、妹、伯父、叔父、内兄、内弟等。如果严格按时间顺序排列往往把一个人情况的材料分成几部分，这样就不利于查阅。
②第六类党团材料的排序方法。第六类党团材料可按入团材料、加入民主党派材料、加入中国共产党的材料、中国共产党党员登记表的顺序排序，并根据各部分材料内容的主次关系进行排列。
入团志愿书→入团申请书→团员登记表退(离)团材料→加入民主党派材料→入党志愿书（入党申请书）转正申请书→中国共产党党员登记表。第。
③第八类材料排序方法。第八类材料排序方法与第五类基本相同,按材料内容的主次关系进行排序。
上级组织关于撒销处分的批复→撤销处分的决定和报告→基层组织关于微销处分的批复→复查改正有关证明材料→本人主要申诉及申请撤销处分材料→原处分批复→原处分结论或决定→本人对处分决定的意见原调查报告(或综合材料)→本人检查或交代材料。
④第九类材料可按材料功能、性质、结合时间顺序相对集中排序。如按材料功能、性质、结合时间、相对集中排序，其方法是：工资情况的材料→任免材料→出国（境）材料→党代会、人代会其他材料。每小类材料再根据形成材科的时间顾序排序。无出国审批材料可按三部分排列。
（三）技术加工。
人事文书材料在分类排序后，要通过技术加工，达到四边整齐。人事档案规范用纸的原标准为18.5厘米×26厘来(以下通称16开),现可用21厘米×29.7厘米(以下通称a4型)。由于种种原因，人事文书材料用纸无论大小还是材质都存在一些不统一的情况。这就需要根据实际情况进行相应的技术加工。进行加工前，首先拆除材料中的金属物，如订书钉、大头针、曲别针等,然后对不符合规格的材料，在不影响材料完整和不损伤字迹的情况下,酌情进行裁剪、折叠、托裱、包边、加边等技术加工。
(1)裁剪。
裁剪是对以16开(或a4型)纸为标准的人事材料卷,将超出规格的材料在不影响材料完整和不损伤字迹的前提下,用切纸刀裁成标准规格的材料。
为确保剪裁的质量，在裁剪时应以单页材料为单位,以防止将写得不规则、不留装订线材料的文字内容切掉。剪裁时应在裁口处顺纸压一木尺,用左手按住文件材料再进行裁剪,避免提刀、按刀时纸张移动,影响裁剪的质量。
(2)折叠。
折叠是针对超出16开(或a4型)规格,又不能裁剪(裁剪影响文字内容)的材料进行的技术处理。折叠时，要根据情况,采取上下折、左右折、交叉折。要留足装订边,同时注意折棱不被裁住和磨损。折叠后,右边适当比其他材料窄一点。交叉折叠时,要先将左下角向右上角斜折后，再从下向上折,最后从右向左折。折叠的材料要保持整个案卷的平整,不得损坏文字、照片,又要便于打开,适于从右向左翻，从上向下阅读。
(3)托裱。
对于纸质较脆、较薄、规格小于16开(或a4型)、折皱损毁的材料应进行托裱。托裱方式有单面托裱、双面托裱、开窗托裱、鱼鳞托裱、梯形托裱及透明纸粘贴。可根据实际纸张情况采取合适的托裱方法。
①单面托裱。单面托裱就是把单面有文字而小于16开(或a4型)或纸质较为脆薄的单页材料粘贴在衬纸上。这是最常见的一种方法,具体方法是:先将材料有文字的一面朝下放在工作台上,在材料的背面用排笔均匀地将糨糊刷在材料上，再将16开(或a4型)的衬纸轻轻地铺在已刷上糨糊的材料上，一边铺，一边用毛刷将衬纸排平，然后,将衬纸和人事文书材料一起翻过来，放在木板或玻璃上晾干、压平。实际工作中常用化学胶水粘贴,这种方法日后不易再裱,需注意用纸(高丽纸)规范，胶水不宜过多，材料背面四周抹上胶水,粘上衬纸，贴后晾干、压平。
②双面托裱。双面托裱就是在一-张衬纸的正反两面上都粘贴人事文书材料。凡是一份多页的人事文书材料，多可采用夹面托裱。双面托裱的方法与单面托裱大体一致。应注意的是,托裱的两面都要留出装订线。一般不采取此方法。
③开窗托裱。开窗托裱是对于那些纸张小于16开(或a4型)、正反两面都有文字，且天边、地沿和左右边都很窄的人事文书材料来说的。先在衬纸上按人事文书材料的大小开一个窗口，窗口要略小于需托裱的人事文书材料，然后在人事文书材料四周边沿的空白处刷上糨糊,将其轻轻地粘贴在衬纸的窗口边沿上。采用开窗托裱法应注意裱糊时不得覆盖人事文书材料上的文字内容，以免影响查阅。
④鱼鳞托裱。鱼鳞托裱主要用于一份由多页组成，正反两面都有文字，规格小于16开(或a4型)的人事文书材料。先将材料最后一页左边背后边沿刷上糨糊，然后将材料右边与衬纸的右边沿比齐后,粘贴在衬纸上。接着将倒数第二页材料也按上述程序将其粘贴在最后一张人事文书材料的左侧0.5厘米左右处的衬纸上。其余以此类推。托裱后的人事文书材料的上下边沿要与衬纸上下边沿距离大致相等，人事文书材料的上下边对齐，右边错开，页页相盖，从第一页起，依次向右延伸出0.5厘米左右。由于其形状类似鱼鳞，因此叫做鱼鳞托裱法。
⑤梯形托裱。梯形托裱主要用于一份由多页组成，正反两面都有文字，规格小于16开，且材料正面文字从上往下顺序排列，反面文字从下往上顺序排列的人事文书材料。操作时应先将最后一页材料 上边沿的背面刷上糨糊，与衬纸的下边沿比齐后粘贴上，然后将倒数第二页材料的上边沿背面刷上糨糊与最后一页材料的左右边沿比齐,并向上移动0.5厘米左右的距离粘贴在衬纸上。其余以此类推,页页覆盖,将其他各页材料都粘贴在衬纸上。由于其形如梯状，因此叫做梯形托裱法。
⑥透明纸粘贴。透明纸粘贴就是对那些原件纸质较好、较厚，但有些破损的人事文书材料,用透明纸粘贴在破损处,使之便于保管和利用。对于两面有字且破损的人事文书材料,还可采用透明纸夹面托裱，用极薄且透明的两张衬纸，直接粘贴在两面有字的材料的正反两面,既保护了材料,又能看清字迹。
(4)加边。
不需要托裱但规格小于16开(或a4型)的材料应采用加边的方法。一般在材料的左边加边，裁掉右边的空白边。
(5)包边粘贴。
上下短、左右窄的材料以及左边打孔太多的材料可采用包边的方法。上下短的材料 向上下错开,再包边。采用包边的方式，一则将两页以上的单份材料联结为-个 整体，以有效地避免材料单页散失;二则为纸张宽度不够以及纸张较薄的单页材料加边，以适应人事文书补充材料或借阅、拆卷、订卷的需要。
内在包边时要注意:不得将几份材料粘贴在一起，以免某份材料需要清理(或分类不准)时造成被动。
4.编顺序号。
营顺序号包括类号和份号。类号是指对归档人事文书材料所划分的十个大类号，份号 是每类里面各份材料排列号。编写顺序号用铅笔,标在每份材料第- 面的右上角。根据人事文书材料的分类情况确定编号层次。
不得覆盖人事文书材料上的文字内容,以免影响查阅。
5.编页码。
在每份材料右上角编上顺序号的同时，按图书计页法(即单面为页)，用船笔在材料每面的右下角编页码(正面右下角，反面左下角)。材料本身有页码的，不需重编。如果其中有插页的，将捕页顺者上页编上号码:再将以后的页码顺编。每份材料一个总页数，有内容和表格(或空格)的计算页数,衬纸不算页数，有封面的材料,封面不编页码。
6.制作目录与编制《职务变动登记表》。
(1)目录是查阅人事文书材料内容的索引，要按照类别排列顺序及人事文书材料目录格式,逐份、逐项认真填写。
目录填写时，各类材料之间(包括第九类各小类)要留出适当空格，为以后新增材料时填补。
材料制成时间，一般采用材料落款标明的最后时间，一律用阿拉伯数字，采用四位纪年法。
材料名称是文件材料内容和特点的反映和高度概括，登记材料名称必须名副其实，文题相符。材料标题不长的应登记全称;材料标题过长的，可适当简化，无题目或文不对题的应根据材料的主要内容拟定题目。简化或拟定题目必须确切反映材料的主要内容或性质特点。
证明材料标题不能只写“证明”或“证明材料”。如果证明材料较多，为使反映的问题集中,应将其区分为“家庭出身”“本人历史”“社会关系”等若干小类别，要直接写谁的证明,或谁对谁的证明。证明材料较少的,不用区分不同问题,应写清楚谁证明什么问题？
份数即该材料共有几份，而非材料份数的流水号，除含有复印件、附件等外，女般都是填一份。页数即该份材料共有几页，是填每份材料所含页数，而不是每类材料的总页数或流水号。
(2)编制《职务变动登记表》。
从初级行政任职(一般副科级)开始填写，放置于第一大类材料前，隔页纸后。不编顺序号、页码,目录上不登记。
7.排列。
人事文书材料按以下顺序排列整理。
(1)干部档案目录。
(2)《职务变动登记表》。
(3)干部人事文书材料(每一类前分别放置打印有该类名称的隔页纸)。
(4)备考表。备考表即填写整理人事文书材料责任卡(什么时间、整理谁的人事文书材料、整理人、审核人)？
8.复核、装订。
(1)复核。
认真细致进行复核，检查分类是否有误,排序、页码是否有错,装订方向是否正确、目录与材料顺序是否-致。
(2)打孔、装订。
全卷材料四面整齐，采取三孔装订法。打孔后按顺序装入人事文书材料专用塑料卷夹。人事文书材料专用的打孔机打孔的规格为:材料左侧竖直打上三个装订孔,孔距(从距中心算起)8.3厘米,线孔中心距左侧边沿1.5厘米，上、下线孔中心，距上、下边沿均为5.4厘米。打孔时要用专用的三孔打眼机严格按规定打孔,保证打孔质量，一般不用锥子扎(对以后续入材料不便);应将材料对齐用夹子夹住，以防打孔时纸张滑动(不能保证四面齐整);个别书写不规则的材料要单页打孔，以防损坏文字;对打眼过多的材料要先加边裱糊后再打孔，将来再续人材料时，也要按原材料的标准孔距打孔。
9.编制人事文书材料夹外封的标签。
人事文书材料夹外封要准确填写卷面姓名、籍贯、索引编码(四角号码)。书写文书材料人的姓名，书写姓名应写现用名，不得用同音字或不规范的简化字。
人事文书是指人事工作中形成的记述和反映个人经历学历、社会关系、思想品德、业务能力工作状况以及奖惩情况等方面情况的文件材料，它是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映，是一个单位和组织了解、评价、选拔干部，开展人事管理工作的重要依据。
一、人事文书特点。
(一)客观真实性。人事文书必须做到客观真实，且且形成就不能任意涂改。只有确保它的客观真实性，才能为人事(劳动)部门正确使用人才，合理解决工资等工作提供客观依据。
(二)动态性。人事文书归档后，其内容不是一成不变的。随着当事人人生道路的延伸不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，必须注意做好新形成的人事文书的收集、整理与归档工作，力求缩短与个人实际情况的“时间差”。
(三)机密性。人事文书的内容涉及个人功过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐秘等。因此，人事文书大多具有机密性，任何人不得泄露和私自保存人事文书材料,不能向社会无条件地提供服务。
二、人事文书材料的归档。
（一）人事文书材料的收集方法。
(1)人事文书要及时归档。形成人事文书的部门，在材料正式形成后，应及时把归档的材料送交人事文书管理部门归档。
(2)人事文书管理部门要经常了解和掌握形成人事文书材料源的信息，建立沟通渠道,建立联系制度,不失时机地向形成材料的部门收集归档的材料。
(3)人事文书管理部门发现送交的归档材料不符合归档要求时，要及时通知形成人事文书材料的部门,补送材料或补办手续。
（二）人事文书材料的归档范围。
(1)调配(转业安置)、任免、考察、考核等工作中形成的各类人员登记表(如干部履历表、履历书和教师、职工、医务人员、军人登记表等);职务任免呈报表(包括上报的考察材料等)。
(2)录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表、聘用干部合同书、政审(考核)材料、续聘审批表、解聘和辞退材料。
(3)办理工资、待遇工作中形成的登记表、审批表和解决待遇问题的批复材料。如转正定级审批表、工资调整审批表、提职晋升和奖励工资审批表;离退休人员审批表。
(4)党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会及民主党派代表会等会议形成的代表登记表和委员的简历、政绩材料。
(5)鉴定、考核、考察材料:干部考察材料、组织审定考察材料)鉴定、个人鉴定、人员调动鉴定、年度考核登记表。
(6)审计材料:个人审计报告或审计意见材料;离任审计考核材料。
(7)国民教育、成人教育(大、中专)、党校及各种短期业务培训学习中形成的学生(学员)登记表;考生登记表;学习(结业)成绩表:毕业生登记表、鉴定表:学员思想小结(结业);授予学位的材料;学历证明书:博士后研究人员工作期满登记表。
(8)评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术资格考试成绩合格登记表、专业技术职务任职资格评审表、专业技术职务考核材料、聘任专业职务的审批表、套改和晋升专业职务(职称)审批表。
(9)更改姓名民族出生日期、国籍入团、入党和参加革命工作等过程中形成的个人申请组织审查意见、上级批复以及所依据的证明材料。
(10)党团组织建设中形成的材料:已批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书(1-2份系统的)和转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料，党员登记表，个人总结，不予登记的决定，组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员中形成的组织意见，优秀党员事迹及组织审批材料，认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料,退党材料，取消预备党员资格的组织意见;共青团入团志愿书、申请书、团员登记表，优秀团员事迹材料，退团材料;加入民主党派的有关材料。
(11)各种奖励材料:劳动模范;先进工作者;有突出贡献者:优秀专家;国家科技进步奖;优秀党、团员审批(呈报)表;先进事迹材料。
(12)干部或工人审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人对结论的意见、检查交代或说明的材料，以及作为依据的调查证明材料;甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
(13)纪律检查、监察和行政管理等工作中形成的处分决定(免予处分的意见)、记过材料查证核实报告、上级批复、本人对处分决定的意见和检查、交代材料、通报批评材料;法院审判工作形成的判决书;复查甄别报告、决定、上级批复材料。
(14)干部或工人的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等目录。
(15)新录用(调进)人员的体检表和毕业生分配的体检表;有严重慢性病、身体残疾的体检表;工伤致残诊断和确定致残等级的有关材料。
(16)办理出国(境)人员审批工作中形成的审批表、登记表及在国外(境外)表现情况或鉴定材料。
(17)办理丧事活动中形成的悼词;报纸报道的消息、报告;非正常死亡的调查报告、死亡通知单及有关情况;遗书等。
(18)其他可供组织参考的有保存价值的材料。
（三）人事文书材料的归档要求。
(1)所收集的归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应文字表述清楚、对象明确具体，有承办单位或个人署名，有形成材料日期。任免呈报应注明批准机关、时间和文号。出国(境)审批表要注明往、返时间，出国目的。
(2)收集的材料要真实可靠，必须是组织上形成的或者是经组织许可、个人撰写的材料。未经组织同意,个人提供的任何材料,不得收集归档。凡规定应由组织审查盖章的，必须有组织盖章。组织鉴定、审查结论(复查结论)、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等,领经本人书面签字确认(本人未签字或者拒绝签字的由组织注明)。对内容不实字迹不清、涂抹勾画，真实性、可靠性差的材料不予归档。
(3)按照人事文书工作规定的数量收集材料。鉴别时,发现档案中缺少有关材料，要及时收集补充收集的材料要精练。只建正本的一般只收集一份材料，如需建副本的可以收集两份材料。
(4)收集的人事文书材料要符合要求。发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求时，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。
(5)接收的人事文书材料应逐份检查核对，检查无误后归档。
(6)所收集的人事文书材料的载体应使用标准办公用纸(原为16开，长26厘米，宽18.5厘米，现为a4纸。材料左边应留有2-2.5厘米(a型纸为2.8厘米)的装订边。文字须是电子打印胶印或成用碳素墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸书写。除电传材料学历学位证书、获奖证书等复印存档(人事部门与原件核对后盖章)外,不得用复印件代替原件存档。
三、人事文书的整理。
人事文书的整理工作,是以个人为单位，将收集起来的人事文书材料，进行分类、排序、编目、技术加工、装订成卷,并在此基础上，不断对人事文书内容进行补充的工作。它既是人事文书工作的一项基础工作，又是实现人事文书科学管理的一项很具体、很重要的工作。
人事文书的整理必须认真执行《档案法》《保密法》《干部档案工作条例》《干部档案整理工作细则>等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。在整理人事文书材料时,严禁吸烟，确保其安全;不得私自涂改、抽取或伪造人事文书材料;不得擅自处理或销毁人事文书材料;加强对人事文书材料的管理,防止丢失;不能泄露干部人事档案内容;认真负责,耐心细致，防止折皱或损坏干部人事文书材料。
依据《干部档案整理工作细则》的规定，人事文书整理工作要做到:认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。认真鉴别即归档材料要逐份审阅，取舍合理;分类准确即归档材料要划分有据,归类无误;编排有序即排列材料要条理清楚,层次分明;目录清楚即书写目录要准确、简洁、明了、字迹清楚;装订整齐即文书材料装订要统一规范，表面平整、无脱页漏装。
通过整理达到完整、真实、条理、精练、实用的目的。完整即整个人事文书材料内容要完整，能全面、历史地反映德、能、勤、绩、廉。真实即人事文书材料要真实、准确,能反映本来面目,成为了解和使用人的可靠依据。条理即人事文书材料的分类要清楚、排序条理,做到科学合理。精练即人事文书材料内没有不应归档的材料，使整个档案精干、简练。实用即人事文书材料便于利用和保管。
人事文书的电子文本归档整理,按电子文书的归档整理规定办理。
（一）分类。
人事文书材料的分类是根据人事文书材料所反映的内容和形式特征，分门别类、系统组织与揭示人事文书材料的一种方法。它依据《干部档案工作条例》《企业职工档案管理工作规定》进行分类。归档整理后的人事文书材料可分为正本和副本两大类。人事文书材料正本是全面反映一个干部或工人的历史和现实情况的材料，是其全部原始材料的总和。人事文书材料副本是概括反映一个人历史和现实情况的材料，由人事文书材料正本主要材料的复制件(重复件)和正本归不进去的材料构成。人事文书材料副本一般不需要进行正规整理,简单分类装订即可。具体来说，人事文书材料分为十类，民营企业员工可以参照整理。
（1）履历材料。
履历材料为个人的简要经历，多为个人填写的表格。
归档材料主要有:干部履历表(书)、简历表、干部、职工、教师、医务人员、军人等各类人员登记表，反映经历的学生登记表，个人简历材料。后备干部登记表，更改姓名的材料。
(2)自传材料。
自传材料为个人填写的详细经历和家庭成员及其重要社会关系。
归档材料主要有:由本人撰写的叙述自己经历、思想变化过程、社会关系等情况的材料,包括自传、含有较多自传内容的入党申请书,以及其他自传性质和以自传为主的材料。
(3)鉴定、考核、考察材料。
归档材料主要有:主要表现、考察材料、鉴定、年度考核登记表、届末考核材料,离任审计综合材料、在外表现。
(4)学历、职称、培训材料。
学历、职称、培训材料代表人的能力的提高。
归档材料主要有:初中、高中、普通高校或中等专业学校报考登记表,学习(培训结业)成绩表,毕业生登记表(或鉴定表)，毕(结)业证复印件,学历证明，授予学位的决定、决议,学位证复印件,导师指导意见，论文答辩决议，进修和学历材料,博士后登记表等，选拔留学生审查登记表以及在国外学习材料，专业技术职务、任职资格申报表,聘任专业技术职务的审批表,套改和晋升专业技术职务(职称)审批表，个人的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文等目录，教师资格过渡登记表、公务员过渡培训表及其他各种培训登记表等，党校结业鉴定。
(5)政审材料。
政审材料一般成套出现，且有组织盖章，多由政治历史原因造成。
归档材料主要有:对政治历史关键问题的审查结论、调查报告、上级批复、本人对结论的意见、与结论有关的主要证明及本人的检查交代材料;因政治历史问题而受到处分的决定及有关主要证明、本人检查交代等材料;凡已经查证清楚的有关本人的政治历史问题的检举材料、查证材料;有组织意见的“政审表”“调查表”“人员情况登记表”等表格;有关确定、更改参加革命工作时间的组织意见、批复、调查证明材料及本人申请;党籍问题的有关审查材料;“文革”前的冤假错案、经复查后所做的复查结论或原处分的复查结论报告及与结论有关的主要证明,本人申诉材料及原结论、原处分决定材料;确定或更改干部的民族、出生日期、国籍的组织审查意见，上级批复以及依据的证明材料。
(6)党团材料。
归档材料主要有:中国共产党入党志愿书、入党申请书(凡有多份的可归入1-2份全面系统的)和转正申请书(一般只放1份)，可选择内容比较完整、离转正时间较近的1份;中国共产党党员登记表,中国共产党党员重新登记表，党员重新登记申请书，不予登记的决定,组织审批意见及所依据的材料;民主评议党员形成的组织意见或党员登记表,认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见，支部关于取消党员资格或清除出党的处理报告，上级党组织的决定和批复,本人检查材料;保留中国共产党党员党籍的批复及报告:中国共产主义青年团志愿书、申请书退团报告和上级团组织批复、团员登记表材料;民主党派有关材料。
(7)奖励。
归档材料主要有:先进个人先进工作者登记表,模范事迹材料,获奖证书复印件,享受特殊津贴的呈报表,奖学金材料等。
(8)处分材料。
处分材料一般成套出现，且有组织盖章，多是由个人问题造成的。
归档材料主要有:上级批复,处分决定(处理意见),查证报告，本人的意见和检查、交代材料，通报批评材料，法院审判过程中形成的判决书等。
(9)工资、任免等材料。
工资、任免等材料必须有组织盖章,有表格不存文件。分为以下四小类。
①工资材料。工资级别登记表，工资关系转移介绍信,转正定级审批表，各种工资变动审批表(呈报表)，奖励工资审批表，解决待遇的审批表等。
②任免材料。干部任免审批(呈报)表，调动呈报表，公务员报考登记表、录用审批表、资格审查表,聘用审批表和合同书,续聘、解聘、辞退材料,(离)退休审批表,招工登记表、审批表,应征青年人伍登记表、退伍、转业审批表,授予军(警)衔审批表等。
③出国(境)材料。出国(境)审批表、备案表等。
④党代会、人代会其他材料。党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会及民主党派代表会等会议形成的代表登记表、委员简历(提名呈报表)等。
(10)其他材料。
有保存价值的体检表(含基本情况)、残疾体检表,因公致残确定伤残等级的材料,工会会员登记表,学生报到证，考生志愿卡,干部或工人爱人情况表等归不进前九类的第一类履历材料。
以上十类材料每一类之前放置隔页纸。隔页纸规格原为18.5厘米×26厘米，现可用21厘米×29.7厘米（a4纸），且颜色多为彩色。隔页纸的偏上正中位置打印有该类的名称。
（二）排序。
(1)人事文书材料排序的基本形式。
①按时序:按形成时间为序排列材料的方法,形成时间早的材料排在前，形成时间晚的材料排在后，由远至近反映个人的情况。第一-类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料可按时序排列。
②按系统:按材料的重要程度为序进行排列的方法。适用于系列材料的排列。第五类、第六类、第八类可按这种方式进行排列。
③按材料功能性质相对集中、结合时间排序。第九类可用此法。分别按工资→任免→出国→代表登记表四类顺序排列，每每一类内再按材料形成时间由远到近排序。
(2)复杂材料的排序。
①第五类材料的排序方法。第五类材料的排序分为三个部分，一是结论部分，如上级批复、结论或决定(包括个人对结论决定的意见)、调查报告等;二是查证部分，如有关的证明材料等;三是本人检讨或交代材料等。系分清主次关系。如有多份证明材料,应根据每每部分材料之间要注意保持内容的有机联份材料所证明的主要问题相对集中排列。
针对第五类中村料分次性审查和多次审查的情况，具体可按以下方式排序。
●一次性审查材料排序方法:批复→结论→本人对结论的意见→调查报告→调查证明材料、旁证材料→本人检查交代。
●同一问题多次审查材料的排序方法:批复→结论→本人对结论的意见→调查报告→其他问题的结论材料→第二次审查(排列同e)→第一次审查(排列同上)。
●非同一问题多次审查材料的排序:第一次审查甲问题:批复→结论→本人对结论的意见→调查报告→调查证明及旁证材料(逐份登记)→本人检查交代→其他问题重复调查材料→第二次审查乙问题(材料排列同上)。
总之，在审查材料排序上应有所区别，既要层次分明，又要保持其内容的有机联系。这样才能使材料条理清楚,使用方便。
第五类中证明材料的排序方法如下:
●证明材料不多的可按时间先后顺序进行登记。
●较多的证明材料:应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列，可分为历史问题的证明、家庭成员和社会关系的证明、党籍问题的证明等若干部分。在每部分中再按材料形成时间的先后顺序排列。
社会关系方面的证明材料，为查阅方便,应按关系远近来排序，如父母、岳父母、兄、弟、姐、妹、伯父、叔父、内兄、内弟等。如果严格按时间顺序排列往往把一个人情况的材料分成几部分，这样就不利于查阅。
②第六类党团材料的排序方法。第六类党团材料可按入团材料、加入民主党派材料、加入中国共产党的材料、中国共产党党员登记表的顺序排序，并根据各部分材料内容的主次关系进行排列。
入团志愿书→入团申请书→团员登记表退(离)团材料→加入民主党派材料→入党志愿书（入党申请书）转正申请书→中国共产党党员登记表。第。
③第八类材料排序方法。第八类材料排序方法与第五类基本相同,按材料内容的主次关系进行排序。
上级组织关于撒销处分的批复→撤销处分的决定和报告→基层组织关于微销处分的批复→复查改正有关证明材料→本人主要申诉及申请撤销处分材料→原处分批复→原处分结论或决定→本人对处分决定的意见原调查报告(或综合材料)→本人检查或交代材料。
④第九类材料可按材料功能、性质、结合时间顺序相对集中排序。如按材料功能、性质、结合时间、相对集中排序，其方法是：工资情况的材料→任免材料→出国（境）材料→党代会、人代会其他材料。每小类材料再根据形成材科的时间顾序排序。无出国审批材料可按三部分排列。
（三）技术加工。
人事文书材料在分类排序后，要通过技术加工，达到四边整齐。人事档案规范用纸的原标准为18.5厘米×26厘来(以下通称16开),现可用21厘米×29.7厘米(以下通称a4型)。由于种种原因，人事文书材料用纸无论大小还是材质都存在一些不统一的情况。这就需要根据实际情况进行相应的技术加工。进行加工前，首先拆除材料中的金属物，如订书钉、大头针、曲别针等,然后对不符合规格的材料，在不影响材料完整和不损伤字迹的情况下,酌情进行裁剪、折叠、托裱、包边、加边等技术加工。
(1)裁剪。
裁剪是对以16开(或a4型)纸为标准的人事材料卷,将超出规格的材料在不影响材料完整和不损伤字迹的前提下,用切纸刀裁成标准规格的材料。
为确保剪裁的质量，在裁剪时应以单页材料为单位,以防止将写得不规则、不留装订线材料的文字内容切掉。剪裁时应在裁口处顺纸压一木尺,用左手按住文件材料再进行裁剪,避免提刀、按刀时纸张移动,影响裁剪的质量。
(2)折叠。
折叠是针对超出16开(或a4型)规格,又不能裁剪(裁剪影响文字内容)的材料进行的技术处理。折叠时，要根据情况,采取上下折、左右折、交叉折。要留足装订边,同时注意折棱不被裁住和磨损。折叠后,右边适当比其他材料窄一点。交叉折叠时,要先将左下角向右上角斜折后，再从下向上折,最后从右向左折。折叠的材料要保持整个案卷的平整,不得损坏文字、照片,又要便于打开,适于从右向左翻，从上向下阅读。
(3)托裱。
对于纸质较脆、较薄、规格小于16开(或a4型)、折皱损毁的材料应进行托裱。托裱方式有单面托裱、双面托裱、开窗托裱、鱼鳞托裱、梯形托裱及透明纸粘贴。可根据实际纸张情况采取合适的托裱方法。
①单面托裱。单面托裱就是把单面有文字而小于16开(或a4型)或纸质较为脆薄的单页材料粘贴在衬纸上。这是最常见的一种方法,具体方法是:先将材料有文字的一面朝下放在工作台上,在材料的背面用排笔均匀地将糨糊刷在材料上，再将16开(或a4型)的衬纸轻轻地铺在已刷上糨糊的材料上，一边铺，一边用毛刷将衬纸排平，然后,将衬纸和人事文书材料一起翻过来，放在木板或玻璃上晾干、压平。实际工作中常用化学胶水粘贴,这种方法日后不易再裱,需注意用纸(高丽纸)规范，胶水不宜过多，材料背面四周抹上胶水,粘上衬纸，贴后晾干、压平。
②双面托裱。双面托裱就是在一-张衬纸的正反两面上都粘贴人事文书材料。凡是一份多页的人事文书材料，多可采用夹面托裱。双面托裱的方法与单面托裱大体一致。应注意的是,托裱的两面都要留出装订线。一般不采取此方法。
③开窗托裱。开窗托裱是对于那些纸张小于16开(或a4型)、正反两面都有文字，且天边、地沿和左右边都很窄的人事文书材料来说的。先在衬纸上按人事文书材料的大小开一个窗口，窗口要略小于需托裱的人事文书材料，然后在人事文书材料四周边沿的空白处刷上糨糊,将其轻轻地粘贴在衬纸的窗口边沿上。采用开窗托裱法应注意裱糊时不得覆盖人事文书材料上的文字内容，以免影响查阅。
④鱼鳞托裱。鱼鳞托裱主要用于一份由多页组成，正反两面都有文字，规格小于16开(或a4型)的人事文书材料。先将材料最后一页左边背后边沿刷上糨糊，然后将材料右边与衬纸的右边沿比齐后,粘贴在衬纸上。接着将倒数第二页材料也按上述程序将其粘贴在最后一张人事文书材料的左侧0.5厘米左右处的衬纸上。其余以此类推。托裱后的人事文书材料的上下边沿要与衬纸上下边沿距离大致相等，人事文书材料的上下边对齐，右边错开，页页相盖，从第一页起，依次向右延伸出0.5厘米左右。由于其形状类似鱼鳞，因此叫做鱼鳞托裱法。
⑤梯形托裱。梯形托裱主要用于一份由多页组成，正反两面都有文字，规格小于16开，且材料正面文字从上往下顺序排列，反面文字从下往上顺序排列的人事文书材料。操作时应先将最后一页材料 上边沿的背面刷上糨糊，与衬纸的下边沿比齐后粘贴上，然后将倒数第二页材料的上边沿背面刷上糨糊与最后一页材料的左右边沿比齐,并向上移动0.5厘米左右的距离粘贴在衬纸上。其余以此类推,页页覆盖,将其他各页材料都粘贴在衬纸上。由于其形如梯状，因此叫做梯形托裱法。
⑥透明纸粘贴。透明纸粘贴就是对那些原件纸质较好、较厚，但有些破损的人事文书材料,用透明纸粘贴在破损处,使之便于保管和利用。对于两面有字且破损的人事文书材料,还可采用透明纸夹面托裱，用极薄且透明的两张衬纸，直接粘贴在两面有字的材料的正反两面,既保护了材料,又能看清字迹。
(4)加边。
不需要托裱但规格小于16开(或a4型)的材料应采用加边的方法。一般在材料的左边加边，裁掉右边的空白边。
(5)包边粘贴。
上下短、左右窄的材料以及左边打孔太多的材料可采用包边的方法。上下短的材料 向上下错开,再包边。采用包边的方式，一则将两页以上的单份材料联结为-个 整体，以有效地避免材料单页散失;二则为纸张宽度不够以及纸张较薄的单页材料加边，以适应人事文书补充材料或借阅、拆卷、订卷的需要。
内在包边时要注意:不得将几份材料粘贴在一起，以免某份材料需要清理(或分类不准)时造成被动。
4.编顺序号。
营顺序号包括类号和份号。类号是指对归档人事文书材料所划分的十个大类号，份号 是每类里面各份材料排列号。编写顺序号用铅笔,标在每份材料第- 面的右上角。根据人事文书材料的分类情况确定编号层次。
不得覆盖人事文书材料上的文字内容,以免影响查阅。
5.编页码。
在每份材料右上角编上顺序号的同时，按图书计页法(即单面为页)，用船笔在材料每面的右下角编页码(正面右下角，反面左下角)。材料本身有页码的，不需重编。如果其中有插页的，将捕页顺者上页编上号码:再将以后的页码顺编。每份材料一个总页数，有内容和表格(或空格)的计算页数,衬纸不算页数，有封面的材料,封面不编页码。
6.制作目录与编制《职务变动登记表》。
(1)目录是查阅人事文书材料内容的索引，要按照类别排列顺序及人事文书材料目录格式,逐份、逐项认真填写。
目录填写时，各类材料之间(包括第九类各小类)要留出适当空格，为以后新增材料时填补。
材料制成时间，一般采用材料落款标明的最后时间，一律用阿拉伯数字，采用四位纪年法。
材料名称是文件材料内容和特点的反映和高度概括，登记材料名称必须名副其实，文题相符。材料标题不长的应登记全称;材料标题过长的，可适当简化，无题目或文不对题的应根据材料的主要内容拟定题目。简化或拟定题目必须确切反映材料的主要内容或性质特点。
证明材料标题不能只写“证明”或“证明材料”。如果证明材料较多，为使反映的问题集中,应将其区分为“家庭出身”“本人历史”“社会关系”等若干小类别，要直接写谁的证明,或谁对谁的证明。证明材料较少的,不用区分不同问题,应写清楚谁证明什么问题？
份数即该材料共有几份，而非材料份数的流水号，除含有复印件、附件等外，女般都是填一份。页数即该份材料共有几页，是填每份材料所含页数，而不是每类材料的总页数或流水号。
(2)编制《职务变动登记表》。
从初级行政任职(一般副科级)开始填写，放置于第一大类材料前，隔页纸后。不编顺序号、页码,目录上不登记。
7.排列。
人事文书材料按以下顺序排列整理。
(1)干部档案目录。
(2)《职务变动登记表》。
(3)干部人事文书材料(每一类前分别放置打印有该类名称的隔页纸)。
(4)备考表。备考表即填写整理人事文书材料责任卡(什么时间、整理谁的人事文书材料、整理人、审核人)？
8.复核、装订。
(1)复核。
认真细致进行复核，检查分类是否有误,排序、页码是否有错,装订方向是否正确、目录与材料顺序是否-致。
(2)打孔、装订。
全卷材料四面整齐，采取三孔装订法。打孔后按顺序装入人事文书材料专用塑料卷夹。人事文书材料专用的打孔机打孔的规格为:材料左侧竖直打上三个装订孔,孔距(从距中心算起)8.3厘米,线孔中心距左侧边沿1.5厘米，上、下线孔中心，距上、下边沿均为5.4厘米。打孔时要用专用的三孔打眼机严格按规定打孔,保证打孔质量，一般不用锥子扎(对以后续入材料不便);应将材料对齐用夹子夹住，以防打孔时纸张滑动(不能保证四面齐整);个别书写不规则的材料要单页打孔，以防损坏文字;对打眼过多的材料要先加边裱糊后再打孔，将来再续人材料时，也要按原材料的标准孔距打孔。
9.编制人事文书材料夹外封的标签。
人事文书材料夹外封要准确填写卷面姓名、籍贯、索引编码(四角号码)。书写文书材料人的姓名，书写姓名应写现用名，不得用同音字或不规范的简化字。